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Datenschutzerklärung

Stand: 1. November 2026

1. Verantwortlicher

Dominic Rösner
Grüner Weg 36a, 45711 Datteln, Deutschland
Telefon: 02363 909 4009
E-Mail: dominic.roesner@frische-theke.com

frische-theke.de ist eine persönliche Personalvermittlung für Bedientheken im Lebensmitteleinzelhandel. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir beim Besuch der Website, bei Bewerbungen, bei Telefonaten und bei der Ansprache von Märkten verarbeiten. Bewerberinnen und Bewerber sprechen wir mit "du" an, Märkte mit "Sie".

2. Hosting (Netlify)

Diese Website wird bei Netlify, Inc., 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA gehostet. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet Netlify technisch notwendige Daten (sogenannte Server-Logfiles), insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Verarbeitung ist für den Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Netlify ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Netlify besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement). Weitere Informationen: netlify.com/privacy.

3. Bewerbung (für Bewerberinnen und Bewerber)

Wenn du dich über unser Formular, über das kurze Erfassungsformular, das wir dir nach dem Erstkontakt per Link schicken, über ein Formular in Facebook/Instagram (siehe Ziffer 7), per Telefon oder per E-Mail bewirbst, verarbeiten wir folgende Angaben:

Zweck: Vermittlung an passende Arbeitgeber im Lebensmitteleinzelhandel. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung des Vermittlungsverhältnisses auf deine Anfrage). Für die Weitergabe an Märkte und für die längere Vorhaltung im Bewerber-Pool holen wir deine Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Weitergabe an Märkte, anonym zuerst: Wir geben deine Angaben erst dann an einen konkreten Markt weiter, wenn du dem zugestimmt hast (im Gespräch mit uns oder mit unserer Telefon-Assistentin, siehe Ziffer 3b). Die Vorstellung erfolgt zunächst anonym: Der Markt sieht dein Profil ohne Namen, Kontaktdaten und Alter. Deinen Lebenslauf sieht der Markt nur, wenn du das ausdrücklich erlaubt hast. Name und Kontaktdaten nennen wir dem Markt erst, wenn er Interesse zeigt und du dem für diesen Markt zustimmst. Angaben zu Gesundheit oder anderen besonderen Kategorien geben wir nie an Märkte weiter.

Übermittlung und Speicherung: Die Formulardaten werden verschlüsselt (TLS) übertragen und über den Formulardienst unseres Hosting-Anbieters Netlify (siehe Ziffer 2) an uns weitergeleitet.

Speicherdauer und Bewerber-Pool: Wir löschen deine Bewerbungsdaten spätestens 6 Monate nach Abschluss des Vermittlungsvorgangs. Mit deiner Einwilligung halten wir dein Profil bis zu 24 Monate für passende Stellen vor (Bewerber-Pool) und melden uns, wenn etwas Passendes frei wird. Diese Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen, dann löschen wir dein Profil, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Interne Lead-Verwaltung und E-Mail (Google): Zur Organisation der Vermittlung übertragen wir die Formulardaten zusätzlich automatisiert in eine von uns geführte Tabelle bei Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); unsere E-Mail-Kommunikation läuft über Google Workspace desselben Anbieters. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google (Google Cloud Data Processing Addendum); Google ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Es gilt dieselbe Löschfrist wie oben.

CRM-System und interne Benachrichtigungen: Zur weiteren Bearbeitung deiner Bewerbung nutzen wir das CRM-System Close (Close.com, Elastic Inc., USA) sowie für interne Benachrichtigungen den Dienst Slack (Slack Technologies Limited, Dublin, Irland; Mutterunternehmen Salesforce, USA). Diese Dienste verarbeiten deine Kontakt- und Bewerbungsdaten ausschließlich in unserem Auftrag zur Organisation der Vermittlung. Mit den Anbietern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung; Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. einer Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Es gilt dieselbe Löschfrist wie oben.

Entfernungen und Kurzprofil: Für die Berechnung von Entfernungen und für die Erstellung deines anonymen Kurzprofils nutzen wir außerdem Google (siehe oben) und Groq, Inc. (Mountain View, Kalifornien, USA, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln); dabei werden nur Angaben ohne Namen und Kontaktdaten übermittelt.

Interne Auswertung mit Sprachmodellen: Damit wir schneller passende Märkte für dich finden, lassen wir deine Angaben und unsere Gesprächsnotizen im CRM-System automatisiert zusammenfassen und mit offenen Stellen abgleichen (zum Beispiel eine Kurzübersicht deiner Wünsche, Vorschläge für passende Märkte oder Entwürfe für Nachrichten). Dafür nutzen wir Sprachmodelle von Anthropic (Anthropic, PBC, San Francisco, USA) als Auftragsverarbeiter; Grundlage sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag und die EU-Standardvertragsklauseln (siehe Ziffer 8). Die Ergebnisse sind reine Arbeitshilfen: Ob und welchem Markt wir dich vorstellen, entscheidet Dominic Rösner persönlich (keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO).

Kontakt per WhatsApp: Schreiben wir uns über WhatsApp, nutzen wir den Dienst der WhatsApp Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Dublin, Irland; Mutterunternehmen Meta Platforms, Inc., USA). Dabei werden deine Telefonnummer und Nachrichteninhalte über die Server von WhatsApp verarbeitet; eine Übermittlung in die USA ist möglich und erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-U.S. Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kommunikation zu deiner Bewerbung). Du kannst jederzeit auf Telefon oder E-Mail wechseln, eine kurze Nachricht genügt. Bitte sende uns über WhatsApp keine sensiblen Unterlagen (z.B. Zeugnisse mit Gesundheitsdaten); dafür nutze bitte E-Mail.

Kontaktaufnahme: Nach dem Formular auf dieser Website ruft dich zuerst unsere Telefon-Assistentin Karina an (Ziffer 3b). Danach melden wir uns über den Weg, der für dich am besten passt (Anruf, E-Mail oder WhatsApp).

3a. Telefonate mit uns (Gesprächsnotizen)

Unsere Rufnummer 02363 909 4009 ist an unser CRM-System Close (siehe Ziffer 3) angebunden. Bei jedem Anruf entstehen dort Verbindungsdaten (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer), und wir halten die wesentlichen Inhalte des Gesprächs als Notiz fest. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3b. Telefon-Assistentin "Karina"

Unter unserer Bewerber-Hotline 02363 909 4011 meldet sich unsere automatische Telefon-Assistentin "Karina". Karina ist ein KI-gestütztes Sprachprogramm und stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als automatische Assistentin vor. Auf Nachfrage bestätigt sie das jederzeit.

Was Karina tut: Sie führt ein kurzes Kennenlerngespräch zu den Angaben, die wir für die Vermittlung brauchen (bisherige Tätigkeit, Wohnort, Mobilität, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung, Erreichbarkeit und Märkte, bei denen du nicht vorgestellt werden möchtest), und erstellt daraus eine schriftliche Zusammenfassung für Dominic Rösner. Auf Wunsch vereinbart sie einen Telefontermin mit ihm.

Deine Zustimmung zuerst: Bevor Karina Fragen stellt, fragt sie, ob sie am Ende eine schriftliche Zusammenfassung für Dominic erstellen darf. Sagst du nein, stellt sie keine Fragen mehr und vereinbart nur einen Telefontermin; gespeichert werden dann nur der Termin und die Anrufdaten (Zeitpunkt, Richtung, Dauer), das Textprotokoll beim Dienstleister wird sofort gelöscht. Auch die Frage, ob wir dich anonym bei Märkten vorstellen dürfen, stellt Karina ausdrücklich; ohne dein Ja passiert das nicht.

Keine Tonaufzeichnung: Das Gespräch wird in Echtzeit in Text umgewandelt. Eine Tonaufnahme wird nicht angefertigt und nicht gespeichert. Die Zusammenfassung und den Gesprächsverlauf in Textform speichern wir als Notiz in Close (Löschfrist siehe Ziffer 3); beim technischen Dienstleister ElevenLabs wird das Textprotokoll nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Über Slack erhalten wir eine interne Meldung zu dem Gespräch (siehe Ziffer 3). Einzige Ausnahme von „keine Tonaufnahme“: Ist unser System vorübergehend nicht erreichbar, kannst du unter 02363 909 4011 eine kurze Sprachnachricht hinterlassen. Nur diese Nachricht wird bei Twilio als Aufnahme gespeichert; wir löschen sie, sobald der Rückruf erledigt ist.

Erkennung beim Anruf: Damit du nicht alles doppelt gefragt wirst, gleicht unsere Software deine Rufnummer mit unseren Daten ab, auch mit einem gerade abgeschickten Formular in Facebook/Instagram (Ziffer 7). Rufst du mit unterdrückter Nummer an, ist das nicht möglich.

Karina ruft dich an: Trägst du dich über das Formular auf frische-theke.de ein, ruft Karina dich zeitnah nach dem Absenden an, auch abends, nachts und am Wochenende. Darauf weisen wir dich im Formular vor dem Absenden hin; möchtest du keinen Anruf, schreib uns stattdessen kurz per E-Mail oder WhatsApp (Ziffer 1). Füllst du ein Formular in Facebook oder Instagram aus, ruft Karina dich an, wenn du dort „Anruf“ als Kontaktweg gewählt hast (Ziffer 7). Erreicht Karina dich nicht, versucht sie es später noch einmal und hinterlässt auf der Mailbox eine kurze Nachricht mit Rückrufnummer.

Technik und Dienstleister (Auftragsverarbeiter):

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung der Vermittlung auf deine Anfrage) für das Gespräch und den Termin; deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für die schriftliche Zusammenfassung und für die anonyme Vorstellung bei Märkten. Für die Erkennung beim Anruf: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, dich nicht doppelt zu befragen).

Keine automatisierte Entscheidung: Karina trifft keine Entscheidungen über dich. Ob und welchem Markt wir dich vorstellen, entscheidet Dominic Rösner persönlich auf Grundlage des Gesprächs mit dir. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Möchtest du nicht mit Karina sprechen, sag es ihr einfach oder leg auf und schreib uns eine kurze Nachricht; wir rufen dich dann persönlich zurück.

4. Bedarfsformular (für Märkte)

Wenn Sie als Markt über unser Formular Personalbedarf melden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Marktname, Ansprechpartner, Kontaktdaten, gesuchte Position und Anforderungen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Übermittlung erfolgt wie in Ziffer 3 beschrieben über Netlify. Wir löschen die Daten, sobald sie für die Bearbeitung und eine etwaige Vertragsbeziehung nicht mehr erforderlich sind; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Das gilt auch für den Fragebogen und die Bestätigung eines Suchauftrags auf Ihrer persönlichen Kundenseite. Wir speichern Ihre Angaben dort mit Zeitpunkt und den bestätigten Konditionen in unserem CRM-System Close (siehe Ziffer 3) und erhalten dazu eine interne Meldung über Slack (siehe Ziffer 3). Die Bestätigung eines Suchauftrags bewahren wir als Geschäftsunterlage im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Rufen Sie unsere Bewerber-Hotline (Ziffer 3b) an, meldet sich unter Umständen die Telefon-Assistentin. Sie fragt nur nach Ihrem Namen und Ihrem Markt, hält Ihr Anliegen fest und leitet dies zusammen mit Ihrer übermittelten Rufnummer an Dominic Rösner weiter, der Sie persönlich zurückruft; Bewerberfragen stellt sie Ihnen nicht.

4a. Daten von Märkten und Ansprechpartnern aus öffentlich zugänglichen Quellen

Für die Anbahnung von Vermittlungsaufträgen verarbeiten wir Kontaktdaten von Lebensmittelmärkten und deren Inhabern bzw. Ansprechpartnern (Firma, Name, Adresse, Telefonnummer, öffentlich ausgeschriebene Stellen). Diese Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, zum Beispiel Marktverzeichnissen und Stellenanzeigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Ansprache von Geschäftskunden). Die Daten werden in unserem CRM-System (Close, siehe Ziffer 3) verarbeitet, für interne Zusammenfassungen und Auswertungen auch mit Sprachmodellen der in Ziffer 3 genannten Dienstleister (Anthropic, Groq), und gelöscht, sobald sie für die Geschäftsanbahnung nicht mehr erforderlich sind oder ein Betroffener der Verarbeitung widerspricht. Der Widerspruch nach Art. 21 DSGVO kann jederzeit formlos über die oben genannten Kontaktdaten erklärt werden.

5. Schriftarten

Diese Website verwendet lokal gehostete Schriftarten. Beim Laden der Schriften wird keine Verbindung zu Servern Dritter (z.B. Google) aufgebaut.

6. Cookies und Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste, auch kein Meta-Pixel. Deshalb zeigen wir keinen Cookie-Hinweis. Es finden nur technisch notwendige Verarbeitungen statt, zum Beispiel die Übermittlung deiner Formulareingaben an unseren Hosting-Anbieter Netlify (Ziffer 2) und das Zwischenspeichern von Formular-Eingaben in deinem Browser (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Sollte sich das ändern, fragen wir vorher nach deiner Einwilligung und passen diese Erklärung an.

7. Werbeanzeigen und Formulare auf Meta (Facebook/Instagram)

Wir schalten Werbeanzeigen über Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland. Für die Verarbeitung innerhalb von Facebook und Instagram ist Meta verantwortlich; es gelten die Datenschutzbestimmungen von Meta.

Füllst du ein Formular direkt in Facebook oder Instagram aus (Lead-Formular), übermittelt Meta uns deine Angaben über eine Schnittstelle, und wir übernehmen sie in unsere Systeme wie in Ziffer 3 beschrieben. Personenbezogene Daten erhalten wir von Meta erst, wenn du das Formular abgeschickt hast. Zum Abgleich deiner Rufnummer bei einem Anruf siehe Ziffer 3b.

Rückmeldung an Meta: Hast du dich über ein Formular in Facebook oder Instagram beworben, melden wir Meta, wie weit deine Bewerbung gekommen ist: nur die Lead-ID von Meta, den Ablaufschritt (etwa „erreicht“ oder „vorgestellt“) und den Zeitpunkt, keine Namen oder Kontaktdaten. So misst und verbessert Meta unsere Anzeigen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an wirksamer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Übermittlung sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO, facebook.com/legal/controller_addendum). Du kannst jederzeit per E-Mail widersprechen, dann melden wir zu dir nichts mehr.

Unsere Facebook-Seite: Für die Seite „Frische-theke.de“ auf Facebook sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich, soweit Meta beim Besuch der Seite Statistiken („Seiten-Insights“) für uns erstellt (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu findest du unter facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum, wie Meta deine Daten verarbeitet, in der Datenschutzrichtlinie von Meta. Meta ist dafür hauptverantwortlich und erfüllt deine Rechte; du kannst dich aber auch an uns wenden, wir leiten deine Anfrage weiter. Aus den Seiten-Insights erhalten wir nur zusammengefasste Statistiken, keine Angaben zu einzelnen Personen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer wirksamen Darstellung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Speicherdauer, Datensicherheit, Übermittlung in Drittländer

Speicherdauer: Soweit oben keine ausdrückliche Frist genannt ist, löschen wir personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. für Rechnungen nach § 147 AO und § 257 HGB) bleiben unberührt; solche Daten werden für die Dauer der Frist gesperrt.

Datensicherheit: Alle Verbindungen zu dieser Website und zu unseren Dienstleistern sind verschlüsselt (TLS). Zugriff auf Bewerberdaten haben nur Personen, die ihn für die Vermittlung brauchen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind; alle Zugänge zu unseren Systemen sind geschützt.

Drittländer: Einige der genannten Dienstleister sitzen in den USA. Übermittlungen dorthin erfolgen auf Grundlage einer Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) oder auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln, jeweils ergänzt um einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei jedem Dienst ist oben angegeben, welche Grundlage gilt.

9. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Wende dich dazu formlos an die oben genannten Kontaktdaten, eine kurze E-Mail genügt.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf (ldi.nrw.de).

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Abläufe oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum steht oben.