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Datenschutzerklärung

Stand: 14. September 2026

1. Verantwortlicher

Dominic Rösner
Grüner Weg 36a, 45711 Datteln, Deutschland
Telefon: 02363 909 4009
E-Mail: dominic.roesner@frische-theke.com

frische-theke.de ist eine persönliche Personalvermittlung für Bedientheken im Lebensmitteleinzelhandel. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir beim Besuch der Website, bei Bewerbungen, bei Telefonaten und bei der Ansprache von Märkten verarbeiten. Bewerberinnen und Bewerber sprechen wir mit "du" an, Märkte mit "Sie".

2. Hosting (Netlify)

Diese Website wird bei Netlify, Inc., 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA gehostet. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet Netlify technisch notwendige Daten (sogenannte Server-Logfiles), insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Verarbeitung ist für den Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Netlify ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Netlify besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement). Weitere Informationen: netlify.com/privacy.

3. Bewerbung (für Bewerberinnen und Bewerber)

Wenn du dich über unser Formular, über ein Formular in Facebook/Instagram (siehe Ziffer 8), per Telefon oder per E-Mail bewirbst, verarbeiten wir folgende Angaben:

Zweck: Vermittlung an passende Arbeitgeber im Lebensmitteleinzelhandel. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung des Vermittlungsverhältnisses auf deine Anfrage). Für die Weitergabe an Märkte und für die längere Vorhaltung im Bewerber-Pool holen wir deine Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Weitergabe an Märkte, anonym zuerst: Wir geben deine Angaben erst dann an einen konkreten Markt weiter, wenn du dem zugestimmt hast (im Gespräch mit uns oder mit unserer Telefon-Assistentin, siehe Ziffer 3b). Die Vorstellung erfolgt zunächst anonym: Der Markt sieht auf einer nicht öffentlich auffindbaren, nur für ihn bestimmten Übersicht dein Profil ohne Namen und Kontaktdaten, mit Altersspanne statt genauem Alter. Deinen Lebenslauf sieht der Markt nur, wenn du das ausdrücklich erlaubt hast; die Datei ist dann zusätzlich mit einem Passwort geschützt, das der Markt getrennt von uns erhält. Name und Kontaktdaten nennen wir dem Markt erst, wenn er Interesse zeigt und du dem für diesen Markt zustimmst. Angaben zu Gesundheit oder anderen besonderen Kategorien geben wir nie an Märkte weiter.

Übermittlung und Speicherung: Die Formulardaten werden verschlüsselt (TLS) übertragen und über den Formulardienst unseres Hosting-Anbieters Netlify (siehe Ziffer 2) an uns weitergeleitet.

Speicherdauer und Bewerber-Pool: Wir löschen deine Bewerbungsdaten spätestens 6 Monate nach Abschluss des Vermittlungsvorgangs. Mit deiner Einwilligung halten wir dein Profil bis zu 24 Monate für passende Stellen vor (Bewerber-Pool) und melden uns, wenn etwas Passendes frei wird. Diese Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen, dann löschen wir dein Profil, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Interne Lead-Verwaltung und E-Mail (Google): Zur Organisation der Vermittlung übertragen wir die Formulardaten zusätzlich automatisiert in eine von uns geführte Tabelle bei Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); unsere E-Mail-Kommunikation läuft über Google Workspace desselben Anbieters. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google (Google Cloud Data Processing Addendum); Google ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Es gilt dieselbe Löschfrist wie oben.

CRM-System und interne Benachrichtigungen: Zur weiteren Bearbeitung deiner Bewerbung nutzen wir das CRM-System Close (Close.com, Elastic Inc., USA) sowie für interne Benachrichtigungen den Dienst Slack (Slack Technologies Limited, Dublin, Irland; Mutterunternehmen Salesforce, USA). Diese Dienste verarbeiten deine Kontakt- und Bewerbungsdaten ausschließlich in unserem Auftrag zur Organisation der Vermittlung. Mit den Anbietern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung; Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. einer Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Es gilt dieselbe Löschfrist wie oben.

Kontakt per WhatsApp (nur auf deinen Wunsch): Wählst du WhatsApp als Kontaktweg, kommunizieren wir mit dir über WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin, Irland; Mutterunternehmen Meta Platforms, Inc., USA). Dabei werden deine Telefonnummer und Nachrichteninhalte über die Server von WhatsApp verarbeitet; eine Übermittlung in die USA ist möglich und erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-U.S. Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kommunikation auf dem von dir gewählten Kanal). Du kannst jederzeit auf Telefon oder E-Mail wechseln, eine kurze Nachricht genügt. Bitte sende uns über WhatsApp keine sensiblen Unterlagen (z.B. Zeugnisse mit Gesundheitsdaten); dafür nutze bitte E-Mail.

Kontaktaufnahme: Wir melden uns über den von dir gewählten Weg (Anruf, E-Mail oder WhatsApp).

3a. Telefonate mit uns (Gesprächsnotizen, Aufnahme nur mit deiner Zustimmung)

Unsere Rufnummern 02363 909 4009 und 02363 909 4010 sind an unser CRM-System Close (siehe Ziffer 3) angebunden. Bei jedem Anruf entstehen dort Verbindungsdaten (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer), und wir halten die wesentlichen Inhalte des Gesprächs als Notiz fest. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Aufnahme nur mit Zustimmung: Nur wenn du zu Beginn des Gesprächs ausdrücklich zustimmst, zeichnen wir das Telefonat auf, um daraus eine schriftliche Zusammenfassung für unsere Notizen zu erstellen. Die Aufnahme wird dafür automatisiert in Text umgewandelt; diesen Schritt übernimmt in unserem Auftrag Groq, Inc. (Mountain View, Kalifornien, USA) auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln; die Aufnahme wird dort ausschließlich zur Umwandlung in Text verarbeitet. Nach der Umwandlung löschen wir die Tonaufnahme bei uns und bei Close; es bleibt nur die Textnotiz. Sagst du nein, nehmen wir nicht auf und machen unsere Notizen von Hand. Rechtsgrundlage für die Aufnahme ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst.

3b. Telefon-Assistentin "Karina"

Unter unserer Bewerber-Hotline 02363 909 4011 klingelt zuerst das Telefon von Dominic Rösner. Kann er nicht abnehmen, übernimmt unsere automatische Telefon-Assistentin "Karina" das Gespräch. Karina ist ein KI-gestütztes Sprachprogramm und stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als automatische Assistentin vor. Auf Nachfrage bestätigt sie das jederzeit.

Was Karina tut: Sie führt das erste Kennenlerngespräch. Dazu fragt sie die Angaben ab, die wir für die Vermittlung brauchen (bisherige Arbeitgeber, Wohnort, Fahrweg und Verkehrsmittel, Arbeitszeitmodell, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung, Sprachkenntnisse, Lebenslauf vorhanden, Erreichbarkeit) und erstellt daraus eine schriftliche Zusammenfassung für Dominic Rösner. Auf Wunsch vereinbart sie einen Telefontermin mit ihm oder ruft dich zu einem gewünschten Zeitpunkt noch einmal an.

Deine Zustimmung zuerst: Bevor Karina Fragen stellt, fragt sie, ob es für dich in Ordnung ist, dass sie am Ende eine schriftliche Zusammenfassung für Dominic erstellt. Sagst du nein, stellt Karina keine Fragen mehr; sie vereinbart nur einen Telefontermin mit Dominic, und es wird nichts weiter gespeichert. Auch die Frage, ob wir dich anonym bei Märkten vorstellen dürfen, stellt Karina ausdrücklich; ohne dein Ja passiert das nicht.

Keine Tonaufzeichnung: Das Gespräch wird in Echtzeit in Text umgewandelt. Eine Tonaufnahme wird nicht angefertigt und nicht gespeichert. Das Textprotokoll wird beim technischen Dienstleister nach 30 Tagen automatisch gelöscht; sagst du zu Beginn nein, wird es sofort gelöscht. Die Zusammenfassung speichern wir in Close und erhalten eine Meldung darüber per Slack (siehe Ziffer 3).

Erkennung beim Anruf: Damit Karina dich nicht alles doppelt fragt, prüft unsere Software beim Klingeln anhand deiner Rufnummer, ob wir dich schon kennen, aus unserem Formular, aus einem früheren Kontakt oder aus einem gerade abgeschickten Formular in Facebook/Instagram (Abgleich der Rufnummer über die Meta-Schnittstelle, siehe Ziffer 8). Rufst du mit unterdrückter Nummer an, ist das nicht möglich und Karina fragt dich nach deinem Namen.

Karina ruft dich an: Karina kann dich auch anrufen, wenn du in unserem Formular einen Anruf als Kontaktweg gewählt hast oder sie im Gespräch um einen Rückruf gebeten hast. Solche Anrufe erfolgen nur montags bis samstags zwischen 9 und 19 Uhr.

Technik und Dienstleister (Auftragsverarbeiter):

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung der Vermittlung auf deine Anfrage) für das Gespräch und den Termin; deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für die schriftliche Zusammenfassung und für die anonyme Vorstellung bei Märkten. Für die Erkennung beim Anruf: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, dich nicht doppelt zu befragen).

Keine automatisierte Entscheidung: Karina trifft keine Entscheidungen über dich. Ob und welchem Markt wir dich vorstellen, entscheidet Dominic Rösner persönlich auf Grundlage des Gesprächs mit dir. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Möchtest du nicht mit Karina sprechen, sag es ihr einfach oder leg auf und schreib uns eine kurze Nachricht; wir rufen dich dann persönlich zurück.

4. Bedarfsformular (für Märkte)

Wenn Sie als Markt über unser Formular Personalbedarf melden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Marktname, Ansprechpartner, Kontaktdaten, gesuchte Position und Anforderungen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Übermittlung erfolgt wie in Ziffer 3 beschrieben über Netlify. Wir löschen die Daten, sobald sie für die Bearbeitung und eine etwaige Vertragsbeziehung nicht mehr erforderlich sind; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Rufen Sie unsere Bewerber-Hotline (Ziffer 3b) an, meldet sich unter Umständen die Telefon-Assistentin. Sie nimmt Ihr Anliegen und Ihre Rückrufnummer auf und leitet beides an Dominic Rösner weiter; Bewerberfragen stellt sie Ihnen nicht.

4a. Daten von Märkten und Ansprechpartnern aus öffentlich zugänglichen Quellen

Für die Anbahnung von Vermittlungsaufträgen verarbeiten wir Kontaktdaten von Lebensmittelmärkten und deren Inhabern bzw. Ansprechpartnern (Firma, Name, Adresse, Telefonnummer, öffentlich ausgeschriebene Stellen). Diese Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere den Marktverzeichnissen der Handelsketten, öffentlichen Stellenanzeigen, OpenStreetMap und Kartendiensten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Ansprache von Geschäftskunden). Die Daten werden in unserem CRM-System (Close, siehe Ziffer 3) verarbeitet und gelöscht, sobald sie für die Geschäftsanbahnung nicht mehr erforderlich sind oder ein Betroffener der Verarbeitung widerspricht. Der Widerspruch nach Art. 21 DSGVO kann jederzeit formlos über die oben genannten Kontaktdaten erklärt werden.

5. Schriftarten

Diese Website verwendet lokal gehostete Schriftarten. Beim Laden der Schriften wird keine Verbindung zu Servern Dritter (z.B. Google) aufgebaut.

6. Cookies und Tracking

Ohne deine Einwilligung setzt diese Website keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Technisch notwendige lokale Speicherung (z.B. deine Cookie-Entscheidung selbst sowie Formular-Zwischenstände im Browser) erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG.

7. Keine Tracking-Cookies

Wir setzen auf dieser Website keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein und nutzen kein Meta-Pixel. Es werden nur technisch notwendige Verarbeitungen vorgenommen (z.B. die Übermittlung deiner Formulareingaben an unseren Hosting-Anbieter Netlify, siehe oben). Deshalb zeigen wir auch keinen Cookie-Hinweis.

8. Werbeanzeigen und Formulare auf Meta (Facebook/Instagram)

Wir schalten Werbeanzeigen über Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland. Für die Verarbeitung innerhalb von Facebook und Instagram ist Meta verantwortlich; es gelten die Datenschutzbestimmungen von Meta.

Füllst du ein Formular direkt in Facebook oder Instagram aus (Lead-Formular), übermittelt Meta uns deine Angaben über eine Schnittstelle, und wir übernehmen sie in unsere Systeme wie in Ziffer 3 beschrieben. Personenbezogene Daten erhalten wir von Meta erst, wenn du das Formular abgeschickt hast. Rufst du uns kurz nach dem Absenden an, gleicht unsere Software deine Rufnummer über dieselbe Schnittstelle ab, damit unsere Telefon-Assistentin deine Angaben schon kennt (Ziffer 3b).

9. Speicherdauer, Datensicherheit, Übermittlung in Drittländer

Speicherdauer: Soweit oben keine ausdrückliche Frist genannt ist, löschen wir personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. für Rechnungen nach § 147 AO und § 257 HGB) bleiben unberührt; solche Daten werden für die Dauer der Frist gesperrt.

Datensicherheit: Alle Verbindungen zu dieser Website und zu unseren Dienstleistern sind verschlüsselt (TLS). Zugriff auf Bewerberdaten hat nur Dominic Rösner; alle Zugänge zu unseren Systemen sind passwortgeschützt, Unterlagen auf Marktübersichten zusätzlich mit einem eigenen Passwort.

Drittländer: Einige der genannten Dienstleister sitzen in den USA. Übermittlungen dorthin erfolgen auf Grundlage einer Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) oder auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln, jeweils ergänzt um einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei jedem Dienst ist oben angegeben, welche Grundlage gilt.

10. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Wende dich dazu formlos an die oben genannten Kontaktdaten, eine kurze E-Mail genügt.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf (ldi.nrw.de).

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Abläufe oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum steht oben.